Kala AI (startup)

AI-gestuurde antwoorden voor interne communicatie: de ontwikkeling van Kala AI

Context:
Naarmate organisaties groeien, wordt het beheren van interne informatie en het beantwoorden van routinematige vragen van werknemers een steeds grotere uitdaging, vooral voor kleine en middelgrote bedrijven zonder grote HR- of IT-ondersteuningsteams.

Omdat hij deze kloof zag, kreeg Dink de opdracht om een AI-gestuurde interne kennisassistent te ontwikkelen die medewerkers zou helpen om snel relevante antwoorden te vinden in bedrijfsdocumenten, zonder dat dit extra werk zou opleveren voor HR en administratieve teams.

Het project resulteerde in Kala AI, een interne communicatietool die is ontworpen om bedrijfskennis gemakkelijk toegankelijk te maken via conversational search.

Uitdaging:
Het bouwen van een AI-oplossing voor het zoeken naar interne documenten brengt unieke uitdagingen met zich mee:

• Ervoor zorgen dat antwoorden accuraat zijn, rekening houden met de context en traceerbaar zijn naar brondocumenten

• Respect voor gebruikersspecifieke toegangsrechten, zodat werknemers alleen antwoorden ontvangen die ze mogen zien

• Een snelle en intuïtieve gebruikerservaring creëren die naadloos aansluit op bestaande bedrijfsworkflows

• Beheer van documentopname en versiebeheer om ervoor te zorgen dat antwoorden altijd gebaseerd zijn op de meest recente inhoud

• Het waarborgen van gegevensprivacy en -beveiliging – vooral cruciaal voor HR-documenten en bedrijfsbeleid

In tegenstelling tot openbare AI-chatbots moest deze oplossing strikt binnen de grenzen van interne, door HR goedgekeurde inhoud werken.

Doelstellingen:
De belangrijkste doelstelling was het bouwen van een AI-gestuurde interne kennisassistent die het volgende kon:

• Geef werknemers de mogelijkheid om vragen in natuurlijke taal te stellen via een eenvoudige zoekbalk.

• Geef relevante antwoorden die verwijzen naar het exacte brondocument, de pagina en de alinea waar de informatie te vinden is .

• Respecteer de machtigingsniveaus van gebruikers en toon verschillende inhoud op basis van gebruikersrollen.

• Ondersteuning voor documentupdates en versiebeheer zonder dat er complexe herconfiguraties nodig zijn

• Geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven, biedt toegevoegde waarde zonder dat er een infrastructuur op bedrijfsniveau nodig is.

Het Dink-team werkte nauw samen met de productstakeholders om een evenwicht te vinden tussen AI-mogelijkheden, het ontwerp van de gebruikerservaring en privacynormen op bedrijfsniveau.

Ontwikkelingsaanpak:

Om deze doelstellingen te bereiken, heeft het Braziliaanse engineeringteam van Dink het volgende geïmplementeerd:

• Een Retrieval-Augmented Generation (RAG) -architectuur, die ervoor zorgt dat de AI nuttige antwoorden kan genereren en deze tegelijkertijd in specifieke brondocumenten kan verankeren.

• Een documentverwerkingspijplijn die PDF's, DOC's en andere formaten kan parseren voor gestructureerde opvraging.

• Op rollen gebaseerde toegangscontroles, geïntegreerd met gebruikersbeheersystemen van bedrijven

• Een webgebaseerd beheerdersdashboard voor HR-teams om interne documenten te uploaden en te beheren.

• Front-end interfaces die de AI toegankelijk maakten vanaf zowel desktop- als mobiele browsers

Dankzij flexibele leveringscycli konden gebruikers tijdens het bouwproces voortdurend testen uitvoeren en functies valideren.

Behaalde resultaten:

• Aanzienlijke vermindering van repetitieve HR- en IT-vragen, waardoor interne teams meer tijd hebben voor strategisch werk

• Positieve feedback van gebruikers over de snelheid en nauwkeurigheid van de antwoorden

• Succesvolle implementatie in kleine en middelgrote bedrijven met kleine administratieve teams

• Voortdurende acceptatie en tevredenheid van gebruikers, dankzij een eenvoudige interface en zoeknauwkeurigheid gekoppeld aan brondocumenten

• Volledige afstemming op interne beleidsregels inzake gegevensprivacy en toegangscontrole

Conclusie:
De ontwikkeling van Kala AI weerspiegelt de expertise van Dink in het combineren van geavanceerde AI-technologieën met echte zakelijke behoeften.

Door inzicht te krijgen in zowel de technische als operationele uitdagingen van interne communicatie, heeft het team van Dink een oplossing geleverd die toegang tot bedrijfskennis sneller, eenvoudiger en veiliger maakt voor groeiende organisaties.

Voor bedrijven die AI op een zinvolle, bedrijfsgerichte manier willen integreren, biedt Dink de expertise om ideeën om te zetten in schaalbare, praktische oplossingen.